BrainHubをチーム全体で活用するにあたり、管理者様が知っておくべき機能や情報をガイド形式にまとめました。ユーザーのアカウント管理からAIアシスタントの利用・構築方法、社内データの活用法まで順を追って説明いたします。

管理者向けチュートリアル

1. チームで利用：チームでBrainHubを利用したい場合、まずは他のメンバーの招待から始めましょう。目次の「A. ユーザーのアカウント管理」を参照ください。
2. AIアシスタントの検証：DeepAIが用意した既存のAIアシスタントを使ってみましょう。目次の「B. 既存のAIアシスタントを早速利用してみる」を参照ください。
3. 独自のAIアシスタントの構築：自社専用のAIアシスタントで業務改善をしたい場合、自社データを活用するかどうかで２種類の方法があります。それぞれ目次の項目を参照ください。
1. 「C. 自社専用のAIアシスタントを構築する」
2. 「D. 社内データを活用したAIアシスタントを構築する」

A. ユーザーのアカウント管理

社内のメンバーをBrainHubに招待

まずは、社内のメンバーを、メールアドレスで招待しましょう。

BrainHubはチーム利用で業務効率を向上させます。

管理者は社内メンバーを招待し、【管理者 / メンバー】の役割を割り当てることができます。これによりアクセス制御が可能となり、情報セキュリティを保ちながら効率的に利用できます。

社内メンバーをBrainHubに招待すると、入力したメールアドレスに自動で招待メールが送信されます。メンバーはリンクからログインして招待を承認できます。招待リンクの有効期限は2週間です。

誤って招待したユーザーを削除

管理者は誤って招待したユーザーの招待を削除できます。削除されたユーザーはBrainHubにログインできませんが、再度招待可能です。再招待は『招待』メニューからメールアドレスと役割を選択すると、自動で招待メールが送信されます。

ユーザーに招待を再送信

承認されないユーザーには招待を再送信してください。承認されない主な原因は以下の2点です

・メールアドレスが不適切 ・招待メールが迷惑フォルダに分類されている

問題が解決しない場合は、以下のBrainHubカスタマーサポートまでご連絡ください。

DeepAIカスタマーサポート　support@deepaix.tech

B. 既存のAIアシスタントを早速利用してみる

1. 普通にチャット
2. テンプレートを活用して時短する
1. テンプレートは、目的に合わせた文章をすぐに用意するための、サポート機能です。既存のテンプレートを利用しても良いですし、自分で文章を書いても問題ありません。

BrainHubが公開するAIアシスタントを活用してみましょう。自社独自の設定が不要で、導入後すぐに業務に利用できます。まずは、利用したいケースに合わせてAIアシスタントを選択してください。

1. 業務に対応するテンプレートを選択

AIアシスタントを選択後、テンプレートを1つ選択します。テンプレートを作成中に他のテンプレートを選択すると、入力情報が消去されるため注意してください。

2. 必要事項を入力し、文章を生成

必要事項を入力するだけで精度の高いプロンプトが作成できます。入力後、送信ボタンをクリックして文章を出力してください。

以上の例では、AIアシスタント『ビジネスメール・ライティング』でテンプレート[懸念点の報告]を選択しました。このテンプレートでは、2.関係性 を修正し、4.伝える内容 にはプロジェクトの現状や懸念点を入力することでプロンプトが完成します。

相手の立場＝上司 伝える内容 - 今月目標の40％は未達成。このペースだと来月目標60％も届かない - 業務効率の改善が必要。アイデアのアウトプットが圧倒的に足りない

上記の入力で生成した文章が以下になります。文章下部のアイコンをクリックしてテキストをコピーし、所定欄に貼り付けます。[上司の名前]などの詳細を修正すれば完了です。

出力された文章を改善するコツ2つ

AIアシスタントが要望通りの文章を出力しない場合、以下の改善策を実行しましょう。

C. 自社専用のAIアシスタントを構築する

会社固有の業務に合わせたオリジナルAIアシスタントを構築することで、業務効率と生産性を向上させましょう。自社で構築したAIアシスタントは社内でのみ共有可能で、情報漏洩のリスクもありません。

AIアシスタントの例） 〇〇会社宛のメール対応サポート、定期ミーティングのアジェンダ作成、etc

1. 基本設定

a) AIアシスタントの名前・説明を設定

Aiアシスタントの名前は、他の人が見て理解しやすい名前に設定しましょう。

例）壁打ちディスカッション：何かアイデアに詰まった時に気軽にディスカッションできるAIアシスタントです。

b) AIモデル（LLM）を選択

まずは、GPT-4oを選択しましょう。

他のAIモデルも試してみたい方は、以下のLLMの違いなども確認してみください。

c) システムプロンプトを入力

システムプロンプトは、AIアシスタントに対して特定の指示を設定する機能です。これにより、利用者のニーズに合わせた詳細な指示が可能となり、AIアシスタントの応答精度が向上します。

システムプロンプトの詳しい作成方法は以下のページをご覧ください。

自社専用のAIアシスタント構築方法 - システムプロンプトについて

2. テンプレートの作成（後回しOK）

プロンプトの雛形を設定することで、必要事項を入力するだけで統一された文章を出力できます。これにより、社内全員が高精度で同じ質の文章を作成できます。

テンプレートの効果的な構成

テンプレートを利用する際に最も重要なのは、「シンプル、かつ実務で頻繁に利用する」ということです。以下の要素を含んだ構成にすることで、AIが正確に認識できるプロンプトが完成します。

• テンプレートに含めると良い3つの項目 業務によってテンプレートの形式は異なりますが、3要素に沿って記述すると簡単にテンプレートを作成できます。
1. 目的
2. 出力形式
3. 指示内容
• 例：「顧客対応サポート」の「FAQ作成」テンプレート
Copy

上記はほんの一例ですが、業務によってシチュエーションは様々です。テンプレートの作成のサンプルなどを確認したい場合は、既存のAIアシスタントのテンプレートを参考にしてみてください。

3. AIアシスタントにナレッジを紐づける

AIアシスタントにナレッジを紐づけることで、社内データに対応した正確な文章を生成できます。これにより不明瞭な回答が減少し、要望通りの高精度な文章が提供されます。

ナレッジはストア単位で選択可能で、複数のデータをまとめて紐づけられます。これにより、効率的にAIアシスタントを作成できます。

4. 完成したAIアシスタントの精度をテスト

プレビュー機能を用い、AIアシスタントの構築とテストを1つの画面で完結できます。この機能により、AIモデルやプロンプトを細かく修正しながらスムーズにテストが可能です。

プレビューでの文章作成でも使用トークン数を消費します。制限トークン数はプランやAIモデルによって異なりますので、詳細は下記のページをご覧ください。

自社専用のAIアシスタント構築方法 - AIモデルの特徴

AIアシスタントに紐づけるナレッジの選び方【業務ケース別】

ナレッジの選択がAIアシスタントの精度に大きく影響します。AIアシスタントやナレッジを構築する際、どのような種類の社内データを用意すべきかを5つの業務ケースに分けて解説します。以下に沿ってナレッジを選択することでAIアシスタントを最大限活用することができます。

具体的な行動を適切に移す

→構築したいAIアシスタントに相応しいナレッジを社内データから収集、作成

→どんなナレッジをアップロードすればいいのか

→1つのAIアシスタントで複数の業務に対応している。（テンプレートいくつか）

→先にAIアシスタント、業務を決める→決めた上でどうするか

→AIアシスタントで作成したい業種を1つ挙げる、その業種で起こりそうな行動をできるだけ多くあげる、

AIアシスタントの精度を高める要素3つ

AIアシスタントの精度は、AIモデル・プロンプト・ナレッジの3要素によって決定します。

1. AIモデル AIモデルによって性能が異なり、生成される文章の精度も異なります。AIモデルでの性能の違いは以下のページに詳細が記載されています。

自社専用のAIアシスタント構築方法 - AIモデルの特徴

2. プロンプト プロンプトを具体的かつ明確にすることで、AIはより正確に理解し、適切な回答を生成できます。背景情報や文脈を含めることで、AIの応答はさらに高精度になります。プロンプトの理想的な構成に関しては、以下のページを参考にしてください。

自社専用のAIアシスタント構築方法 - システムプロンプトについて

3. ナレッジ ナレッジのデータを定期的に更新し、最新の情報を反映させることでAIの回答が常に最新のものとなります。また不必要なデータを削除してナレッジ容量をクリーンに保つことで、AIの検索効率が向上します。

D. 社内データを活用したAIアシスタントを構築する

ナレッジに自社の業務データをアップロードし、社内データを活用したAIアシスタントを構築しましょう。以下、ナレッジの詳細と構築するコツを解説します。

適切なナレッジ言語を選択

ナレッジストアでは、AIが正確にナレッジソースの言語を読み取るために、ナレッジ言語の設定が必要です。この設定により、AIアシスタントが適切な言語で情報を処理し、業務効率と生産性を向上させます。 1つのナレッジストアで選択できるナレッジ言語は1つのみです。

不要なナレッジを削除

不必要なデータを削除することでファイル管理を効率化し、リソースを確保できます。ナレッジストア単位で一括削除が可能で、迅速にデータを整理できます。ただし、削除したデータは復元できないため、削除前に確認が必要です。ファイル単体の削除も可能です。

ナレッジストア構築のコツ4つ

1. 目的を明確にする AIアシスタントの利用ケースを想定し、必要なデータの要素を洗い出すことで目的に沿ったナレッジソースを集めることが重要です。

2. AIアシスタントの事前作成 予めAIアシスタントを構築することで必要な情報を把握し、ナレッジを効率的に収集・整理することが重要です。

3. ナレッジの分類 ナレッジを適切に分類し、迅速にアクセスできるようにしましょう。業務プロセスやプロジェクトごとにナレッジを分類すると効果的です。

4. 定期的な更新とメンテナンス ナレッジストアは一度構築したら終わりではなく、定期的に更新・メンテナンスを行うことが重要です。新しい情報の追加や古い情報の削除を定期的に行い、常に最新の情報を保持しましょう。